境外秘书服务是指由专业机构为海外注册公司提供的法定合规、行政管理和文件维护支持，确保企业符合注册地法律要求。该服务是离岸公司存续运营的核心合规环节，尤其适用于缺乏本地团队的中小企业或跨国集团。

一、境外秘书服务的核心内容

1. 法定合规管理

• 公司注册与年审：

  • 代理提交注册申请（如开曼、BVI、香港公司）。

  • 处理年度牌照续期、经济实质申报（ESR）。

• 文件备案与更新：

  • 维护股东/董事名册、公司章程（M&A）。

  • 向政府申报变更（如董事变更、股权转让）。

2. 会议与记录管理

• 董事会/股东大会：

  • 安排会议、记录决议、存档会议纪要（需符合《公司法》要求）。

• 书面决议：

  • 代拟文件并协助签署（适用于无需开会的决策）。

3. 税务与申报支持

• 税务登记：协助申请税号（如新加坡GST、美国EIN）。

• 申报提醒：年审、审计、CRS/FATCA申报关键节点通知。

4. 地址与通信托管

• 注册地址：提供本地合规地址（满足政府要求）。

• 信函处理：接收政府信件、银行对账单并转寄。

二、分地区秘书服务要求

三、选择秘书服务的关键因素

1. 专业资质：

   • 香港秘书需持TCSP牌照，新加坡秘书需SAICSA认证。

2. 服务范围：

   • 基础型（仅年审）vs 全托管（含税务、银行对接）。

3. 响应效率：

   • 紧急变更（如董事辞职）需48小时内处理。

4. 语言支持：

   • 中英双语服务利于跨境沟通。

四、典型服务流程

1. 需求评估：确定公司类型、注册地及合规复杂度。

2. 签署协议：明确服务范围（如是否含审计、地址租赁）。

3. 文件收集：股东/董事护照、住址证明、业务背景说明。

4. 持续维护：

   • 按月/季度提供合规报告。

   • 提醒申报截止日期（如香港年审提前2个月通知）。